Datenschutzbestimmungen

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Website und unseren Dienstleistungen erheben und bearbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

Die Bearbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter Beachtung des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – soweit anwendbar – der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wir bearbeiten nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:

smile office gmbh
Esther Frey
Gysistrasse 18
5033 Buchs AG
Schweiz

E-Mail: info@smileoffice-buchs.ch
Telefon: +41 62 824 26 25
Website: smileoffice-buchs.ch

2. Bearbeitung personenbezogener Daten

Wir können personenbezogene Daten insbesondere im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website, der Kontaktaufnahme sowie der Erbringung unserer Dienstleistungen bearbeiten.

Dazu können – abhängig vom jeweiligen Zweck – insbesondere folgende Daten gehören:

Vor- und Nachname
Adresse
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Kommunikations- und Korrespondenzdaten
Vertrags- und Kundendaten
buchhalterische, finanzielle und steuerrelevante Daten, soweit diese für die vereinbarte Dienstleistung erforderlich sind
technische Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

Wir bearbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

3. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie uns per Telefon, Post, E-Mail oder über das Kontaktformular unserer Website kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für eine allfällige weitere Kommunikation.

Die über das Kontaktformular eingegebenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, ausser dies ist zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder Sie haben einer entsprechenden Weitergabe zugestimmt.

4. Datenbearbeitung im Rahmen unserer Dienstleistungen

Im Rahmen unserer Dienstleistungen bearbeiten wir die Daten, die für die Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind.

Je nach Auftrag können dazu insbesondere Kontaktdaten, Vertragsdaten sowie buchhalterische, finanzielle, steuerliche oder personalbezogene Informationen gehören.

Soweit dies zur Erfüllung eines Auftrags erforderlich oder von Ihnen gewünscht ist, können notwendige Daten an entsprechend berechtigte Dritte weitergegeben werden. Dazu können beispielsweise Treuhandunternehmen, Behörden, Versicherungen, Banken, Sozialversicherungen oder andere von Ihnen bestimmte Stellen gehören.

Wir behandeln die uns anvertrauten Informationen vertraulich und verwenden sie ausschliesslich im Rahmen des vereinbarten Auftrags sowie aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.

5. Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website können durch den Hostinganbieter automatisch technische Informationen erhoben und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert werden. Dazu gehören insbesondere:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL
aufgerufene Seiten

Diese Daten dienen insbesondere der Sicherstellung des technischen Betriebs, der Systemsicherheit sowie der Fehleranalyse.

6. Cookies

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Technisch notwendige Cookies dienen dazu, die grundlegenden Funktionen der Website sicherzustellen. Nicht technisch notwendige Cookies werden – soweit gesetzlich erforderlich – erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies und Diensten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie bzw. in den Einstellungen des Cookie-Banners.

7. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

smile office gmbh kann Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI) als unterstützende Hilfsmittel einsetzen. Dies kann beispielsweise bei der Erstellung, Überarbeitung, Strukturierung oder Optimierung von Texten, Bildern und anderen Inhalten erfolgen.

Auf unserer Website können daher Inhalte veröffentlicht werden, die ganz oder teilweise mithilfe von KI-Anwendungen erstellt oder überarbeitet wurden. Sämtliche veröffentlichten Inhalte werden vor der Veröffentlichung geprüft und bei Bedarf angepasst. Die Verantwortung für die veröffentlichten Inhalte liegt bei der smile office gmbh.

Auch im Rahmen interner Arbeitsprozesse können KI-gestützte Anwendungen unterstützend eingesetzt werden. Dabei achten wir auf einen verantwortungsvollen und datenschutzkonformen Umgang mit Informationen.

Personenbezogene, vertrauliche oder besonders schützenswerte Kundendaten werden nicht ohne entsprechende datenschutzrechtliche Grundlage bzw. erforderliche Schutzmassnahmen für KI-Anwendungen verwendet.

Soweit beim Einsatz von KI-Anwendungen personenbezogene Daten bearbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen und der jeweiligen vertraglichen Verpflichtungen.

8. Nutzung von Cloud-Diensten und Datensicherung

Kundendaten werden grundsätzlich auf den von smile office gmbh vorgesehenen Systemen gespeichert.

Sofern Kundinnen und Kunden eigene Cloud-Speicher oder cloudbasierte Anwendungen nutzen und die Bearbeitung bzw. Speicherung auf diesen Systemen wünschen, können Daten entsprechend dort bearbeitet oder gespeichert werden.

Für den Datenaustausch mit berechtigten Dritten können ebenfalls geeignete Cloud-Systeme eingesetzt werden.

Zur Datensicherung wird ein Backup bei der Morininet AG hinterlegt. Die dort gespeicherten Sicherungsdaten dienen ausschliesslich der Datensicherung. Die Backups werden gemäss der derzeitigen Regelung während drei Monaten aufbewahrt.

9. Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies:

zur Erfüllung eines Auftrags oder Vertrags erforderlich ist,
von Ihnen gewünscht oder genehmigt wurde,
aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist oder
zur Wahrung berechtigter Interessen zulässig ist.

Soweit externe Dienstleister in unserem Auftrag personenbezogene Daten bearbeiten, achten wir auf einen angemessenen Schutz der betreffenden Daten.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff oder unzulässiger Bearbeitung zu schützen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird auf diejenigen Personen und Stellen beschränkt, die diesen für ihre Aufgaben benötigen.

Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website erfolgt verschlüsselt mittels SSL-/TLS-Verschlüsselung.

11. Websites und Dienste von Drittanbietern

Unsere Website kann Links zu Websites oder Diensten von Drittanbietern enthalten. Für die Datenbearbeitung durch diese Drittanbieter sind grundsätzlich die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen der entsprechenden Anbieter zu beachten.

12. Google Fonts

Für eine einheitliche und ansprechende Darstellung unserer Website können Schriftarten von Google Fonts verwendet werden.

Je nach technischer Einbindung kann beim Aufruf einer Seite eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt werden. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen über Ihren Browser übermittelt werden.

Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die entsprechende Datenbearbeitung erst nach Ihrer Zustimmung über das Cookie-Banner.

Sofern Google Fonts lokal auf unserem Webserver eingebunden sind und keine Verbindung zu Google-Servern hergestellt wird, findet über Google Fonts keine entsprechende Datenübermittlung an Google statt.

13. Complianz

Diese Website verwendet Complianz zur Verwaltung und Dokumentation von Cookie-Einwilligungen.

Complianz unterstützt uns dabei, Ihre Einstellungen bezüglich Cookies und vergleichbarer Technologien zu erfassen und umzusetzen. Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies und Diensten können Sie über das Cookie-Banner unserer Website einsehen.

14. Aufbewahrung und Löschung von Daten

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen. In diesen Fällen werden die betreffenden Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt.

Daten, die nicht mehr benötigt werden und für die keine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden gelöscht oder anonymisiert.

15. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts können Ihnen insbesondere folgende Rechte zustehen:

Auskunft über die von uns bearbeiteten personenbezogenen Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe entgegenstehen
Einschränkung bestimmter Datenbearbeitungen
Widerspruch gegen bestimmte Datenbearbeitungen
Widerruf einer erteilten Einwilligung
Herausgabe bzw. Übertragung bestimmter personenbezogener Daten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten kontaktieren.

Wir können einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen, damit personenbezogene Daten nicht an unberechtigte Personen herausgegeben, verändert oder gelöscht werden.

16. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstösst, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden.

In der Schweiz ist dies insbesondere der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn sich unsere Datenbearbeitungen, die eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026